Cara Simpan Dokumen Digital Tanpa Hardware Eksternal – Dokumen digital merujuk pada dokumen dalam format elektronik yang biasanya disimpan pada perangkat komputer. Selain itu, dokumen digital saat ini menjadi salah satu alternatif yang memudahkan pekerjaan sehari-hari karena tidak perlu dicetak pada kertas, melainkan bisa disimpan dalam bentuk file digital seperti dokumen teks, gambar, audio, video, e-book, dan sebagainya.
Baca juga: 3 Cara Scan Dokumen Tanpa Alat Scanner, Cukup Pakai Ponsel
Cara Simpan Dokumen Digital Tanpa Hardware Eksternal
Dokumen digital memiliki keuntungan dalam hal kemudahan penyimpanan sehingga kamu tidak harus menyediakan ruang di sekeliling kamu untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Tetapi, selain menyimpannya di dalam perangkat keras eksternal seperti hard disk ataupun USB flash drive, sebetulnya ada beberapa penyimpanan internal yang bisa kamu manfaatkan seperti dalam empat cara berikut ini. Yuk, simak!
1. Penyimpanan lokal pada perangkat
Cara menyimpan dokumen digital tanpa perangkat eksternal pertama tentunya ialah dengan memanfaatkan keberadaan penyimpanan lokal di dalam perangkat yang kamu gunakan, seperti komputer, tablet, ponsel, dan sebagainya. Penyimpanan dokumen digital dalam perangkat lokal ini memiliki keuntungan berupa kontrol yang lebih besar, kecepatan akses, keamanan, dan tentunya privasi, karena kamu bisa melakukan beberapa kontrol terhadap dokumen sehingga tidak mudah diakses oleh orang-orang yang tidak berkepentingan.
Namun, perlu diketahui juga bahwa penyimpanan lokal di dalam perangkat memiliki kekurangan, misalnya kerentanan terhadap kehilangan data, terutama jika komputer atau gadget kamu mengalami kerusakan. Kemudian ada juga keterbatasan mobilitas apabila perangkat gadget yang kamu gunakan tidak mumpuni. Kapasitas yang ditawarkan pun cenderung terbatas tergantung dari penyimpanan perangkat yang kamu miliki. Penyimpanan ini juga memiliki risiko keamanan di mana bisa terdapat virus yang rentan menghapus dokumen digital kamu.
2. Layanan penyimpanan cloud
Sebagai pengguna perangkat teknologi tinggi, pastinya terdapat beberapa kolaborasi menyenangkan yang bisa kamu dapatkan ketika menggunakan suatu perangkat. Dalam hal menyimpan dokumen digital, maka layanan penyimpanan cloud menjadi salah satu referensi apabila kamu ingin menyimpan suatu file tanpa perangkat eksternal. Contohnya, Google Drive, iCloud, Dropbox, dan sebagainya.
Keuntungan dari menggunakan penyimpanan layanan cloud sebagai tempat untuk menyimpan dokumen digital ini cukup menggiurkan. Di antaranya, kamu bisa mengakses dokumen digital dari mana saja selama memiliki koneksi internet dan perangkat yang tepat. Selain itu, layanan penyimpanan cloud seringkali memfasilitasi beberapa kolaborasi yang membuat kamu jadi lebih mudah ketika hendak berbagi file dengan orang lain.
Beberapa layanan penyimpanan cloud juga memiliki fitur berupa cadangan otomatis sehingga kamu tidak perlu khawatir bahwa dokumen akan rusak atau hilang. Selain itu, beberapa di antaranya juga sudah dilengkapi dengan layanan keamanan yang cukup baik sehingga akan memberi perlindungan terhadap akses yang tidak sah.
3. Email
Email bukan cuma bisa digunakan untuk bertukar pesan dengan user lain, tetapi kamu bisa juga memanfaatkannya sebagai tempat untuk menyimpan dokumen digital sebagai lampiran. Tentunya karena email bukan dirancang sebagai tempat penyimpanan utama maka sebaiknya kamu hanya menjadikan email sebagai opsi ekstra penyimpanan saja, manakala kamu khawatir bahwa dokumen mudah hilang jika disimpan di satu tempat.
Keuntungan dari menyimpan dokumen digital di email ini hampir mirip dengan penyimpanan cloud, yaitu bisa diakses dari mana saja selama kamu memiliki koneksi internet. Tampilannya ini juga sangat sederhana karena kamu bisa membagikan lampiran berisikan dokumen tersebut kepada orang lain ataupun untuk email kamu yang lain sehingga kamu bisa mencarinya dengan mudah.
Di samping itu, email juga memiliki keterbatasan apalagi jika kamu menggunakannya sebagai salah satu penyimpanan digital. Pertama, ada keterbatasan ruang penyimpanan. Kemudian karena tidak dibuat untuk penyimpanan dokumen penting, maka risiko keamanannya pun jadi lebih longgar. Oleh sebab itu, jika kamu ingin menggunakan email sebagai penyimpanan dokumen, maka sebaiknya tempat ini tidak dijadikan satu-satunya tempat penyimpanan khawatir bisa bocor ataupun rusak jika tidak diperhatikan dengan baik.
4. Blog
Blog sudah lama dijadikan tempat untuk mengekspresikan karya dari banyak orang. Rupanya, selain digunakan untuk membagikan karya-karya tersebut, blog juga bisa dipakai sebagai tempat penyimpanan dokumen digital yang kamu miliki agar lebih mudah diatur dan dapat diakses kapan saja.
Namun tentunya ada juga kekurangan ketika kamu hendak menyimpan dokumen digital dalam blog, misalnya kontrol kepemilikan yang terbatas, apalagi jika platform yang kamu gunakan merupakan aplikasi yang disediakan oleh pihak ketiga, maka kamu harus mematuhi kebijakan yang ditawarkan. Kemudian seperti yang disebutkan sebelumnya, juga ada keterbatasan jenis file yang bisa disimpan, dan juga keamanan.
Blog umumnya lebih fokus pada konten publik, sehingga tidak disarankan untuk menyimpan dokumen yang sensitif atau sifatnya rahasia, karena hal tersebut rentan memicu kebocoran file dan lain sebagainya. Selain itu, blog juga perlu perawatan reguler, terutama jika blog tersebut jenisnya berbayar, agar bisa kamu akses dengan mudah dan bisa digunakan kapan saja.
Menyimpan dokumen digital memang memerlukan perhatian yang cukup tinggi. Hal itu karena jika tidak dilakukan dengan baik, maka dokumen rentan rusak. Selain menggunakan penyimpanan perangkat keras eksternal, sebetulnya kamu bisa memanfaatkan penyimpanan yang ada di komputer kamu sehingga kamu tidak perlu menyediakan perangkat keras tambahan, misalnya dengan empat cara di atas.
Pilihan yang mana pun akan tergantung pada kebutuhan dan sejauh mana kamu ingin mengakses dokumen tersebut dari berbagai perangkat. Pilih yang bisa membuat kamu merasa nyaman dari sisi penyimpanan, cadangan, maupun keamanan supaya dokumen-dokumen penting tersebut tidak mudah hilang atau rusak.
